Los gastos inútiles en una empresa más típicos y como ahorrártelos

Si tienes o vas a montar una empresa o un negocio, saber gestionar los gastos es fundamental para ahorrar dinero y poder ir mas sueltos mes a mes. En esta guía no solo encontrarás claves y trucos de ahorro, sino que también ejemplos y consejos para que no te pase lo que a muchos. Empieza a ahorrar desde ya en gastos innecesarios!

Marta Barjola

Actualizado el 17/10/2024 a las 20:05

Son muchas empresas las que se crean cada día y muchas son las que se destruyen, acabando con un flujo brutal de energía, un montón de ilusiones puestas que acaban por desvanecerse.

Sabiendo esto, y ya que nos hemos decidido a montar una o ya estamos embarcados en una aventura profesional, es importante que leas esta guía, porque de forma clara y sencilla vas a captar claves de ahorro en costes que seguro pondrás en práctica. Empecemos a destapar cada uno de ellos!

Realizar gastos en cosas que no se adaptarán a cambios en el futuro

¿Quién no ha montado una empresa y ha empezado por hacerse unas tarjetas y unos folletos superchulos con sus servicios? ¿Cuantos bloques de tarjetas se habrán quedado en sus cajas o tirados a la basura tras una actualización posterior de la marca, cambiado de teléfono o página web?

Es más importante a día de hoy, apostar por un trato más cercano, intercambiar teléfonos y mandar un mensaje por Whatsapp para que nuestro cliente tenga nuestro contacto a mano enseguida. Las tarjetas y folletos suelen perderse o tirarse con facilidad.

Intenta apoyarte en formatos digitales más adaptables, pdfs, página web, correo electrónico, etc.

Invertir en marketing sin saber de marketing

Es extremadamente frecuente que cuando una empresa nueva empieza sus andanzas, lo primero que piense sea en hacer publicidad en prensa local y radio. Son los canales habituales y naturales que todo el mundo conoce. Pero… ¿son estos medios con los que realmente vamos a impactar los usuarios a quienes va destinado nuestro negocio?

Hay seis preguntas que debes hacerte primero antes de empezar a invertir en medios:

1. ¿Quién es mi cliente?
2. ¿Es un cliente final o es una empresa?
3. ¿Cuáles son sus características?
4. ¿Qué clientes son los que más comprarían mis productos?
5. ¿Dónde puedo encontrar a esos clientes?
6. ¿Cómo puedo contactar con ellos?

Pongamos un ejemplo sencillo:

Tengo una empresa de productos ecológicos para peluquerías, y nada más empezar, me planteo si debo hacer anuncios en prensa y radio para que me conozcan.

Si respondiésemos a las preguntas de antes, las respuestas serían:

1. Mi cliente son las peluquerías y sus dueños/as
2. Mi cliente final es una empresa o un autónomo
3. Son peluquerías
4. Las peluquerías pequeñas, porque por lo general las grandes ya tienen sus propios proveedores y salvo que tengas un producto en exclusiva, te resultaría mucho más difícil penetrar en su canal de compras.
5. Puedes encontrar listados de peluquerías en bases de datos, cámaras de comercio, etc.
6. Puedes hacer una campaña de remarketing, telemarketing, planear rutas de visita con esos datos e incluso asistir a ferias y eventos de peluquería si tu área de negocio es nacional.

Como habrás podido comprobar, no hay ningún consejo sobre hacer publicidad en la radio o en el periódico local. Suena hasta raro hacer esto una vez que hemos respondido a esas cuestiones.

Personalmente, la cuarta pregunta es para nosotros la más interesante, porque al responderla vas a intentar focalizar tus esfuerzos comerciales en impactar a esos clientes con más potencial.

Vamos ahora a aportar un truco de ahorro en marketing para empresas nivel growthacking:

Si además queremos acelerar ese contacto entre tu empresa y tus clientes, hay varias formas: es saber sus hábitos, si visitan alguna página web en concreto sobre peluquería para ver nuevas tendencias, si leen alguna revista sobre peluquería, si buscan productos por internet… y planear campañas específicas.

Hacer malas gestiones financieras

Es otro de los errores típicos, que se dan fundamentalmente por dos razones, falta de conocimientos sobre finanzas y dejarse llevar por decisiones incorrectas.

No saber qué productos financieros necesito negociar y qué herramientas puedo utilizar, puede hacer que cualquiera se vuelva loco entre tanto término desconocido, pero muchas veces, el hecho de no utilizarlos, implica pasar por un agobio y, en muchas ocasiones, por endeudarnos por cosas que no tocan.

La clave muchas veces está en saber cómo gestionar líneas de cobro, anticipar facturas y gestionar pagos de clientes y a proveedores. En casos de empresas grandes o de ámbito internacional, sería interesante formarse sobre términos como el confirming, factoring y forfaiting. Haciendo que todo esto cuadre correctamente es cuestión de tiempo, pero al hacerlo se convertirán en herramientas claves con las que trabajar.

Es importante hablar con el director de nuestra entidad bancaria de confianza, preguntarle qué haría él si estuviese en nuestro lugar, hablarle de cómo vamos a hacer las operaciones, los importes, las compras y las ventas, los gastos previstos, como hacer frente a esas situaciones… Nada mejor que ellos para un buen asesoramiento.

Perder el tiempo en procesos repetitivos

Cuántas veces habremos tenido que repetir un proceso, ya sea de gestión, como por ejemplo tramitaciones de subvenciones, u ordenar información, o tenemos a un trabajador realizando una tarea varias veces y no somos conscientes.

Pues bien, ni a ti ni a nadie le gusta sentirse desaprovechado, perdiendo el tiempo en hacer repetidas veces lo mismo.

¿Qué hacemos entonces? Pues pensar que no somos los únicos, siempre hay un software, empresa especializada o aplicación que resuelva nuestra situación.

¿Dónde está el fallo? En que no somos conscientes de estas repeticiones, como es el caso de algún trabajador que se escapa de nuestro control diario. La solución en este caso es sencilla, haz de “jefe infiltrado” de vez en cuando. Ayuda y ponte en el rol de tus empleados para saber donde ocupan su tiempo y tener así una mayor perspectiva para aportar soluciones y ahorrar costes.

Multas de coche y de hacienda que soporta la empresa

Si eres de los que conduce a toda velocidad, aparca en sitios que no debe y se pasa el dia llorando porque lo fríen a multas y quejándote a los demás de que se te va el dinero y no sabes como, abre los ojos!

Por otro lado, si eres de los que se quedan en números rojos y no pagas los recibos de autónomos, el IVA a hacienda y otras situaciones, donde el recargo que te van a aplicar es brutalmente alto, también va por ti.

Si contabilizáramos al año todos esos gastos, podrías darte esas vacaciones a las que renuncias por falta de dinero.

Por otro lado, se suelen contratar los servicios de una gestoría, pero se desconocen los mecanismos de facturación, cuando presentar facturas, la ordenación de las mismas.

Es fundamental que si no lo sabes, lo digas de primeras, mira, necesito que me digas ¿qué tengo que hacer exactamente?, ¿cómo debo facturar este servicio a este tipo de cliente, qué programa de facturación debo usar?… Busca formación para hacerlo e infórmate abiertamente sobre cuándo presentar las facturas, cuándo te van a pasar la declaración trimestral del IVA y sobre todo, explica qué quieres saber por anticipado el IVA que vas a soportar.

También es fundamental que preguntes por los cobros de las facturas que emites, que te pasen anticipadamente las relaciones de cobros que no tienen apunte bancario mensualmente, etc. Llevar al día estos temas no solo te evitará gastar en multas y recargos, sino que te ayudarán a tener un método en cuanto a fiscalidad e incluso a detectar posibles cobros pendientes.

Gastos en vehículos, compra, leasing, renting…

Cuántas empresas arrancan sin un vehículo y optan por soluciones como el renting para empezar, sin leer la letra pequeña de las condiciones de los contratos.

Hay diferentes opciones de cara a adquirir un coche, una furgoneta o cualquier otro vehículo de empresa, y la forma en que elegimos como afrontar el pago de ese servicio puede conllevar algunos sobrecostes asociados.

Como siempre, lo más importante es conocer de primera mano todos los detalles, sobre todo aspectos fundamentales como leasing o renting. No nos dejemos llevar por los aspectos comerciales de cada uno de ellos, básicamente están enfocados para situaciones diferentes.

Utilizar mal un servicio de renting, puede suponer un sobrecoste bastante alto, ya que ese mismo vehículo financiado con un leasing suele ser mucho más barato si vamos a contar con él durante varios años.

También hay que saber la duración mínima de los contratos, las condiciones y penalizaciones en caso de devolución y saber las condiciones de recompra que podemos tener en cada caso.

Salvo casos específicos, por cuestiones de imagen o de un uso muy intensivo, lo suyo es adquirir un vehículo si para nosotros va ser una herramienta y vamos a cuidarlo.

Otra opción muy interesante en época de crisis o recesión es el mercado de segunda mano en vehículos comerciales. Encontraremos un extenso parque a unos precios realmente buenos y muchas veces con garantías de taller.

Descontrol de pequeños gastos fijos

Un pequeño gasto, puede no suponer mucho, pero muchos pequeños gastos juntos, pueden asfixiarnos sin que nos demos cuenta. El control de este aspecto es fundamental.

Haz una lista con todos pequeños gastos mensuales, súmalos y multiplica el resultado por 12, nos dará una idea de la magnitud anual del problema. Añade ahora otros gastos anuales como seguros, o vencimientos de otros contratos. El monstruo todavía podía ser mayor eh?

Intenta agrupar servicios, eliminar aquellos superfluos y mucho cuidado con los contratos de mantenimiento que te pueden incluir en contratos de luz, teléfono, gas.. Revisa contratos de servicios web, agrupa servicios telefónicos y se un poco creativo.

No dudes en eliminar gastos financieros si te va bien, como es el caso de préstamos pendientes si tu flujo de caja lo permite. La típica excusa del sector bancario es que puedes perder el coste de oportunidad. Cuando necesites financiación, habrás ahorrado algo de dinero mientras dejabas de pagar esos créditos, o habiendo amortizado parte de los mismos.

Esto es fundamental hacerlo en los años iniciales, donde pagamos fundamentalmente intereses en nuestros plazos. Pide a tu entidad bancaria que te simule amortizaciones parciales y que te resuma lo que pagas por esos intereses, es ahí donde te darás cuenta de lo que estamos hablando.

Conclusiones sobre las fórmulas de ahorro en las empresas y sus gastos inútiles

Es muy posible que hayas memorizado todos los conceptos sobre los costes y gastos que podemos podar a discreción en nuestra empresa. Repasemos las claves para afianzar los aspectos más importantes:

• Vale más un contacto cercano que 100 bonitas tarjetas en un cajón criando polvo.
• Gasta dinero en una publicidad que realmente impacte.
• Invierte algo de tiempo hablando con el director de tu banco de confianza.
• Evita los trabajos repetitivos en el día a día de tu empresa. Acuérdate del jefe infiltrado.
• Se un conductor respetable, por tu bien, por el de tu bolsillo y por el de los demás. Y de paso, deja de fumar… 🙂
• Si necesitas un vehículo y lo vas a cuidar, cómpralo o fináncialo, pero que al final sea tuyo.
• Un grano no hace granero pero puede hacer una montaña a final del año. Arregla los pequeños agujeros de tus bolsillos.

Con estos consejos, tus probabilidades de fracaso seguro que serán menores y no hace falta aprender de tus propios errores, puedes hacerlo con los de los demás.

Esperamos que si tienes alguna sugerencia sobre otros costes que no hayamos tratado o tienes algún consejo o creatividad que compartir, este es el sitio. Si conoces a alguien que esté en el proceso, hayas aconsejado algo parecido y han pasado de ti, no dudes en compartir esta guía!

Y si estás empezando un negocio y tienes dudas sobre si es obligatorio darse de alta en el régimen de autónomos, no te pierdas esta guía, en la que te contamos algunas opciones para facturar sin estar dado de alta en el RETA: ¿Es obligatorio darse de alta como autónomo si ganas poco?